箇条書きが命!読みやすいビジネスメールの書き方

ビジネスメール、友だちに宛てるようないつもの書き方ではNGです。
分かりやすく、読みやすい。それが一番大切なこと。
そのための書き方やルールを、身につけましょう!

ビジネスメールの書き方やルール

こんなビジネスメールを書いていませんか?

まずは、以下のメールをお読みください。

間違いのビジネスメール

実は、こちらの内容だと、ビジネス用としては失格です。
では、どこが間違っているのか、確認していきましょう。

ここが間違っているビジネスメール

最初に記載した例文は、お友だちや親戚向けの書き方です。相手が変われば、喜ばれる書き方だと思います。
しかし、ビジネスの場においては不要な物が多過ぎで、逆に必要な物が欠けています。これでは、役に立ちません。
ビジネスメールは、読みやすさが第一。
忙しい時間を割いて読むのですから、短時間で読めて、すぐに内容が理解できることが重要なのです。
というわけで、理想的な書き方を下に示してみますね。

理想的な書き方のビジネスメール

という具合に書けると、読みやすく、情報の過不足なく、非常に分かりやすいと思います。

ビジネスメールの基本的な書き方

気をつけて欲しいのは、以下の5つ。

件名はしっかりと考えましょう

件名を見るだけで内容が想像できることが、重要!「ありがとうございます」などの件名はNGです。

長くつらつらとした文章は避けます

一文は、50~60文字まで。どうしても長くなる場合は、適度な改行を加えます。

文章には空白を入れます

段落ごとに改行で空白を作ると、文章が見やすくなります。

箇条書きを活用します

注目して欲しいポイントを箇条書きにすることで情報が目に飛び込みやすくなり、親切な文章となります。

何よりも先に主題を伝えます

説明が必要不可欠な場合でも、まずは主題を伝え、説明は後にします。主題を知ることで読み手に心構えができ、内容が入りやすくなります。

 

通常のメールとビジネスメールの違いをしっかり理解して、
「分かりやすい」「読みやすい」メールスキルを身につけてくださいね!

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