就職・転職に必要な応募書類とは?抑えるべきポイントまとめ

求人情報をチェックし、気になる会社が見つかり、あとは応募するだけ。
でも待って……なにを送ればいいの?履歴書と職務経歴書だけでいいの?応募に必要な書類を知って、失礼のない応募の仕方を身につけましょう!

履歴書や職務経歴書のほかにも必要な書類は結構あります。

送る物リスト

新卒の場合と転職の場合では送付物が異なります。あなたはどちらですか?下記でチェックしてみましょう。

新卒の場合

  • 添え状
  • 履歴書
  • エントリーシート
  • 成績証明・卒業証明
  • これらを折らずに入れられる封筒

転職の場合

  • 添え状
  • 履歴書
  • 職務経歴書
  • これらを折らずに入れられる封筒

では、各々「書類」について説明して参りましょう。

添え状とは?

本来「履歴書一式」は、直接会社へ赴き挨拶の上手渡すものでした。しかし今では郵送が一般化し、直接の挨拶ができなくなってしまったため、それを書面にしたためた添え状が必要になったのです。ですので、対面で手渡す際には必要ありません。
文面は下記のサンプルをご参照ください。あいさつ文ですので長く書く必要はありません。簡潔に書きましょう。

添え状サンプル

エントリーシートとは?

「エントリーシートはどこに売っていますか?」という質問をされる方がおられますが、こちらは売っているものではありません。企業側が独自で用意しているフォーマットになりますので、HPからダウンロードしたり、会社説明会の際に配布されるなど入手方法はさまざま。不明なときは、企業へ問い合わせなければなりません。
書く内容は企業により異なりますが、共通して言えるのは結構ボリュームがあるということ。サクッと書けない場合が多いため、早めに入手し書き始めることが重要です。

成績証明・卒業証明とは?

学校に発行してもらう書類です。ほとんどの場合発行の際には手数料がかかります。またコピー不可ですので、エントリーする企業の数だけ用意しなければいけません。

職務経歴書とは?

「履歴書をしっかり書けば職務経歴書は必要ないのでは?」という声もありますが、そもそも履歴書と職務経歴書は全くの別物です。
では、どういった違いがあり、どこに気をつければいいのでしょうか。

履歴書は自分自身の歴史を時系列で表したものですが、職務経歴書は自分自身の経験を表したもので、書き方は「時系列」「逆時系列」「キャリア別」などなんでもOK。より魅力的にアピールできる方法を、各自選んで作成することとなります。
企業側が職務経歴書から得たいのは、内容による情報だけではありません。職務経歴書の見やすさやプレゼン能力もしっかりチェックされていますので、ぜひ気を抜かず作成してくださいね。

職務経歴書作成の詳細については下記の記事もお読みください!

その他注意点

「空欄」と「特になし」

履歴書を書いていて困るのは「趣味・特技欄」や「本人希望欄」など、特になにも書くことがないんだけど……という箇所の存在。とはいえ「空欄」や「特になし」にすると印象は悪くなると言うし……。困ってしまいますよね。

というわけで、対策法!

まずは自分が苦手とする欄のスペースが小さい履歴書を選びましょう。履歴書にはさまざまなタイプがありますので、そういった観点で探すのもアリなのです。

それでも多少は書かなければいけない場合には、言い替えで埋める方法も!
例えば「趣味・特技欄」。インスタ好きな方なら写真撮影。食べることが好きな場合にはカフェ巡り。こうすることで、なんてことのない日常を趣味っぽく見せることができます。

「本人希望欄」については、「平日○時~○時は電話に出ることができません。避けていただけるとありがたいです。」のように、連絡欄として使うといいですよ。

履歴書はしっかりと埋め、やる気みなぎる印象を作りだしましょう!

封筒の選び方

封筒は書類を折ることなく入れられるサイズがベストです!履歴書を購入すると長形3号の封筒がセットされている場合もありますが、それは使わず各自で用意したものを使いましょう。
企業側からの指定がないのだから、好きなサイズの封筒を選んで送ってもいいのでは?という考えも間違いではありません。しかし、企業側の立場で考えてみるとどうでしょうか。
届いた履歴書を封筒から取り出しファイリング。もちろん一通だけでなく複数届きますから、何通も開封して重ね、ファイリングすることになるでしょう。そのとき折り曲げられた書類とまっすぐな書類、どちらの取り扱いが楽でしょうか?
細かな指定がない……ということはなんでもいいのではなく言わなくてもわかるでしょうという場合もあるのです。

意識して欲しいのは、企業が見るのは書類の内容だけではないということ。
書類の体裁も、非常に重要な役割を担っているのです。

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