転職したい大人のための電話マナー

転職の場合、新卒での就活とは異なり、企業側はこなれた電話対応を求めます。
緊張し過ぎる。
たどたどしい。
そんな対応では、せっかくのチャンスを逃してしまうかもしれません。
企業側が求める理想的な対応を身につけましょう!

電話の前に準備するべき、あれこれ

相手先は会社です。
電話の時間を割いてもらうということは、
お仕事の手を一旦中断させてしまう、ということでもあります。
できるだけスムーズな会話に努め、
時間的ロスの無いよう、心配りをすることが大切。
そのために必要なものは、下記の6点です。

  • 落ち着いて話せる環境 ( 周りの音が入らないような場所を確保 )
  • 相手先の始業時間や終業時間の確認 ( 始業直後や終業直前の電話はNG )
  • 応募に関する情報 ( 企業情報は手元に )
  • 聞きたい事リスト ( 用件を簡潔に )
  • メモと筆記用具 ( 聞き洩らしを防ぐ )
  • スケジュール ( 自身の予定確認のため )

「 ハキハキとした口調 」 で 「 聞き取りやすい大きさ 」 で 「 簡潔 」 に。
電話マナーとは、イコール 「 仕事人として使える 」 ということでもあるのです。

聞き間違い・勘違いを防ぐコツ

電話でのやりとりで気を付けたいのが、聞き間違いや勘違いです。
メールとは異なり、手元にやりとりの痕跡が残らないため、
万が一間違いがあったとしても、後に確認の術がありません。
もし、面設日時が間違っていたとしたら …… 一大事!!
しっかりとした対策を行いましょう!

  • 電話の内容は、その場ですぐにメモを取る。
  • 相手先の話した内容を復唱する。

ここまでは、一般的に皆さんが行われていることだと思います。
そこに、さらなるプラスアルファを!

  • 相手先の話した内容を復唱する際、文言を追加して確認する!!

これが大事!
例えば、相手先より 「 5日15時にお越しください。」 と言われた場合、
復唱するのは、「 6月5日、水曜日の15時、午後3時ですね?」 と、します。
そうすることで、何らかのミスがあった場合、「 気づき 」 のきっかけとなるのです。
ありがちなのが、「 あ、すみません。15時ではなく、5時、17時です。」 というパターン。
この勘違いは意外によくあるので、要注意ですよ!

腕の見せどころ!留守電対応

転職活動をしていると、留守電着信や相手先の留守電も珍しくはありません。

自分の電話に留守電着信があった場合

相手先からの着信すべてに、必ず出られるわけではありません。
留守電にメッセージが残っている場合もあるでしょう。
そのような時は、できるだけ速やかに、折り返しの連絡を入れましょう。
大抵の場合、「 後ほど、お掛け直しします。」 と、先方がメッセージを残しているものですが、
それでも、待っているのではなく、折り返すのがマナーです。
ただし、速やかにとは言っても、時間帯によっては翌日に繰り越した方がいいこともあります。

留守電になったこと、それ自体はマイナスイメージではありません。
留守電にどう対応するのか? ココが大切!
焦らず、印象の良い対応ができるよう、がんばりましょう。

相手先の電話が留守電だった場合

相手先の電話が留守電対応になった途端、電話を切ってしまう方が多いようです。
人と話すよりも留守電の方が緊張する …… といった気持ちは良く分かります。
しかし、ここはメッセージを残すのがマナー。
「 ○○と申します。○○の件でお電話しました。後ほど、お掛け直し致します。」
といった、概要だけで構いません。
「 誰?何?」 と相手先に思わせないよう、きちんとした留守電対応をしましょう。

トーク文例

転職時に適した文例は、下記の通り。
状況に合わせ、組み合わせて使ってみてください。

「 お忙しいところ、失礼致します。○○ ( 名前 ) と申します。」
「 ○○ ( 求人サイト名や広告名など ) で貴社の求人を拝見し、お電話しております。」
「 ○○部○○担当の○○様 ( 採用後担当者様など ) は、おられますか?」
「 何時ごろお戻りでしょうか?」
「 分かりました。その頃に改めさせて頂きます。」
「 本日、○○さまよりお電話を頂いておりました○○ ( 名前 ) です。遅くなりましたが、折り返しさせて頂きました。」
「 お時間、よろしいでしょうか?」
「 本日はお忙しい中、ありがとうございました。失礼致します。」

電話が苦手な場合には、台本を作った上でかけるといいでしょう。

電話対応がこなれていると、相手に安心感を与えます。
「 この人になら、仕事を任せても大丈夫そう。」
そう思ってもらえるような対応を目指してください!

関連記事